Pályázat
Informatikai fejlesztések a Maraxi Kft-nél (GOP-2.2.1-09/1-2009-0324)
A tervezett projekt keretében a pályázó Maraxi Kft. vállalati folyamatmenedzsmentet és elektronikus kereskedelmet támogató szoftvereket telepített és alkalmaz a napi működése során Európai Uniós pályázati támogatásból. A vállalkozás egy adótanácsadó és könyvelő iroda. A cég teljes körű számviteli szolgáltatást nyújt, könyvvizsgáló, adótanácsadó, mérlegképes könyvelő és ügyvédi háttérrel. A társaság célja a szoftverek beszerzésével és integrálásával a mindennapi működésébe a vállalkozás további növekedésének megalapozása, a jelenleginél jóval nagyobb ügyfélforgalom zavartalan kezelésére való alkalmasság megteremtése. A projekt során 4 modul kerül beszerzésre és telepítésre a cégnél: – vállalati CRM modul: az értékesítés-támogató szolgáltatás a megcélzott ügyfelekkel való kapcsolatépítést, a meglévő ügyfelek kiszolgálását teszi tudatossá, célirányossá és testre szabottá. Az első kapcsolatfelvételtől a visszatérő ügyfelek hűségének erősítő jó bánásmódig és a mindennél többre értékelt személyes gesztusok menedzseléséig minden adatot rendszerez és folyamatot kiszolgál. – webáruház modul: ez egy új, minden eddiginél átgondoltabb webkereskedelmi eszköz, amely a Maraxi Kft. számára egészen új lehetőségeket kínál. – pénzügyi számviteli modul: az adminisztrációs rendszer a teljes üzleti folyamatot kiszolgálja, kezeli a vevőket és beszállítókat, a készleteket és megrendeléseket, a számlázást és könyvelést beleértve. – csoportmunkát támogató rendszer: a rendszer segítségével lehetővé válik a munkatársak feladatainak kiosztása, szervezése és ellenőrzése, közös tudásbázis kialakítása, akár biztonságos távoli kapcsolat mellett is. A webáruház modul bevezetése megteremti a vállalkozás jelentős forgalombővülését az internet adta lehetőségek maximális kihasználásával, míg a CRM modul segíti a megnövekedett ügyfélforgalomból adódó értékesítési, nyomon követési feladatok megfelelő ellátását. Végül a pénzügyi, számviteli modul biztosítja a vállalkozás adminisztrációs hátterét a pénzügyi-számviteli oldalon. A csoportmunka rendszer a gyorsan növekvő vállalkozás munkatársainak közös munkavégzését, a feladatok megvalósításának nyomon követését segíti.
A bevezetésre kerülő rendszer segítségével néhány újszerű könyvelési szolgáltatás jöhet létre. Így a jövőben a MARAXI Kft.-nél a könyvelési szolgáltatás három módon valósul meg.
- A korábbi megszokott gyakorlat szerint, amikor az ügyfél időközönként elhozza a könyvelési anyagot a MARAXI Kft. irodájába és megtörténik a könyvelése ezeknek a bizonylatoknak. A terv és szándék szerint ezt az eljárást szép lassan igyekszünk majd „kikoptatni” a módszerek közül.
- Amikor a könyvelés az ügyfél szerverén, de a MARAXI irodájából, távoli gépre történő feljelentkezéssel történik.
- Amikor az ügyfélnél egy kliens program van telepítve (CompAkta), a saját nyilvántartását és adatrögzítését ezen végzi, majd az így rögzített adatokat a MARAXI-nak elküldve azok bekerülnek a könyvelésbe és ott további feldolgozás után ezekből könyvelt adatok lesznek.
Mint látszik a második és a harmadik verzióban nem esik szó arról, hogy maguk az eredeti könyvelési bizonylatok mozognának. És nem is mozognak. Mindkét megoldás egy iktató rendszer működtetésén alapszik.
Az egyik esetében az ügyfélnél elhelyezett szoftveren történik a könyvelés, tehát ebben az esetben a könyvelő nem otthonról lép be az irodai gépbe, hanem az irodából az ügyfél gépére. Az ügyfél ebből mit sem vesz észre és dolgozik tovább a saját rendszerén, amin rögzíti a napi szokásos feladatait, számláz, pénzügyet kezel, készletet mozgat, gyártást irányít és nem utolsó sorban iktatja, érkezteti a beérkező számlákat. A könyvelő pedig könyvel, miközben az ügyfél tovább rögzíti a saját munkáit. Ilyen esetekben természetesen az ügyfélnél előbb egy rendszer bevezetésnek kell megtörténnie, hiszen ilyen esetekben meglehetősen összetett és bonyolult eseteket kell kezelni és működtetni, ezeket egymáshoz illeszteni.
A kisebb ügyfelek esetében egy másik technika kialakítása körvonalazódik. Alapvető szempont, hogy az Internet világában megszűnjön az a gyakorlat, hogy csak úgy tud a könyvelő könyvelni, ha az ügyfele időközönként beviszi hozzá a papír alapú bizonylatokat. Ma, amikor otthon ülve tudjuk intézni pénzügyeinket, nézhetjük meg a távoli rokonok eseményeiről készült videó felvételeket, képeket, vagy akár kép és hangvitellel ingyen beszélgethetünk bárkivel, akivel akarunk, teljesen indokolatlan, hogy könyvelni és/vagy könyveltetni csak akkor tudjunk, ha bizonyos dolgokat összecsomagolunk és elvisszük egyik helyről a másikra. Teljesen nyilvánvaló, hogy a ma, amikor szinte a legtöbb szakma létrehozza a saját virtuális terét, a könyvelés ügykezelésének is lépni kell ebbe az irányba. Az a tény, hogy a számlákat nem kell elvinni egyik helyről a másikba, mindkét fél számára jelentős könnyebbséget jelent.
Ezek az ügyfelek, mint minden vállalkozás, most is kezelik a belső folyamataikat valahogyan. Számlát állítanak ki, kezelik a házipénztárt, befogadnak szállítói számlákat, azokat nyilvántartják, hogy a könyvelésnek majd át tudják adni, közben ezeket megfizetik bankban, vagy Kp-vel, stb. Ezeknek a cégeknek a vezetői azonban éppoly információ-éhesek, mint bármely más cég vezetője, ezért a kollegáiktól elvárják, hogy a pénzügyeik kimutatása napra kész legyen. Majd amikor egy időszak vége eljön, akkor mindezeket a dokumentumokat átadják a könyvelésnek, ahol mindezeket ismét felrögzítik, immár úgy, hogy azok a könyvelési szabályoknak is megfeleljenek. Majd a két fél, a könyvelő és az ügyfele egyeztetik az eredményeiket, amik persze sosem egyeznek azonnal. A megoldás minden szempontból nagy előrelépést ad mindkét félnek. A CompAkta egy kliens program, amiben az ügyfelek a saját nyilvántartásaikat vezethetik, majd az itt rögzített adatok egy úgynevezett adat feladás funkcióval beküldésre kerülnek a Maraxi szerverére, ahol az adott ügyfél adatbázisába beolvasódnak az adatok és már csak a kontírozást kell elvégezni. A megoldás több előnyt is ad:
- Az ügyfél és a könyvelés azonos szerkezetű, de különböző tudású programmal dolgozik.
- A könyvelés számára az átadott könyvelés adatok kizárólag elektronikus formátumúak.
- Az ügyfél által rögzített adatokat a könyvelésnek már nem kell ismételten rögzíteni.
- Az ügyfél és a könyvelés közötti számszaki egyezőség automatikusan létrejön.
- Az ügyfél számára megszűnnek az Exceles nyilvántartások, kézi bizonylatok, a pénzügyi listák azonnal létrejönnek. Ezek a könyvelés után elvben már nem változnak.
- A könyvelés számára a könyvelési munka manuális adatrögzítési része nagyságrendekkel csökken, több idő marad a szakmai feladatokra.
A MAG- Magyar Gazdaságfejlesztési Központ Zrt.
Nemzeti Fejlesztési Ügynökség
